Tổ chức sự kiện và những điều cần biết - Eventcheckin

Tổ chức sự kiện và những điều cần biết


Tổ chức sự kiện là việc làm quan trọng góp phần PR cho tên tuổi cũng như sản phẩm của công ty qua những lần tổ chức sự kiện. Không những vậy, tổ chức sự kiện là cơ hội để các doanh nhân gặp gỡ, giao lưu và trao đổi với nhau giúp thúc đẩy sự tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện không chỉ đơn giản là quảng bá công ty mà còn thể hiện đẳng cấp của doanh nghiệp trong sự hoàn hảo của từng chi tiết nhỏ trong mỗi lần họ tổ chức sự kiện. Để mỗi lần tổ chức sự kiện là một lần góp phần cho sự thành công của công ty, chúng tôi, Công ty VNAPPTECH mách cho bạn một số lưu ý khi bạn muốn tổ chức sự kiện.

1.Khi tổ chức sự kiện cần chú ý đến nơi tổ chức

- Nếu bạn tổ chức những sự kiện lớn như họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng… thì sẽ nhắm đến các tiêu chuẩn của khách sạn. Càng nhiều "sao" thì càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ...Bạn cần để ý đến số lượng khách mời tham gia sự kiện, tránh trường hợp đã phát thiệp mời mới phát hiện là nơi tổ chức sự kiện không chứa nổi số khách mời.

- Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý đến cơ sở hạ tầng tại nơi tổ chức sự kiện. Đảm bảo rằng không gặp trường hợp hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo... Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng là một nguyên nhân gây trục trặc. Người mẫu không thể diễn khi sân khấu cứ được thiết kế theo kiểu… đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ trách âm thanh không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn. Ánh sáng trong thiết kế sân khấu cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang phục màu sậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng xuất hiện ở chỗ tối hơn; người mẫu diễn trang phục màu đỏ thì không được để đèn xanh “đánh” vào…

 

2. Những sai lầm dễ mắc phải khi tổ chức sự kiện

- Nếu là nơi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì bạn sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC đọc và tập cho nhuần nhuyễn.

- Trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Đó là những tâm niệm cơ bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh nghiệp muốn tự đứng ra làm chương trình cho mình. Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ! Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.

- Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là điều không thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt khác.

- Đầu năm nay, một công ty tư vấn mới thành lập tổ chức hội thảo nhằm giới thiệu hoạt động của mình. Cho rằng việc này đơn giản, công ty không thuê dịch vụ bên ngoài mà tự đứng ra lo liệu. Do đặt chỗ ở một khách sạn sang nhất nhì ở Sài Gòn nên mọi thứ cần thiết cho hội thảo đã được sắp đặt chu đáo. Nhưng điều mà công ty không dự liệu trước là tính học thuật quá sâu của hội thảo - nhiều giáo sư, tiến sĩ lên đọc những bài tham luận dài lê thê - khiến người nghe khó tiếp thu, trong khi đó thời gian dành cho phần thảo luận lại không còn. Hội thảo kéo dài đến hơn một giờ chiều, khách tham dự bỏ về gần hết, buổi tiệc trưa của công ty xem như thất bại. Vậy là chi hơn trăm triệu đồng để quảng bá hình ảnh công ty nhưng hiệu quả lại không đạt như mong muốn. Có thể công ty cho rằng một hội thảo được tổ chức trang trọng - thuê địa điểm đắt tiền, nhiều bài phát biểu “nặng ký”, chiêu đãi ăn trưa - sẽ hấp dẫn khách mời. Trong khi đó khách tham dự lại muốn đặt câu hỏi và tranh luận để hiểu sâu về đề tài. Lẽ ra, công ty nên báo cho diễn giả biết trước về đối tượng khách tham dự, đồng thời kiểm soát được thời gian trình bày của các diễn giả để không rơi vào tình thế bị động.

- Nếu bạn không rành "luật lệ" thì nên chú ý rằng chuyện xin phép tổ chức họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời gian cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy ngày. Ai lo tổ chức họp báo cho doanh nghiệp nước ngoài mà không nắm quy định này, cứ đợi đến sát ngày mới xin phép thì không chừng phải rơi vào cảnh... hoãn họp!

- Và chuyện treo băng rôn để quảng cáo cho sự kiện, nếu công công ty nào hứa với khách hàng là sẽ treo băng rôn ít nhất trong một tuần, tại hơn 20 địa điểm “đắc địa” trong thành phố thì đó chỉ là "nói đùa".