Những bí quyết tổ chức sự kiện thành công - Eventcheckin

Những bí quyết tổ chức sự kiện thành công


Tổ chức sự kiện thành công là điều các doanh nghiệp đều mong muốn nhưng để thành công thì không phải chuyện dễ. Chúng tôi, Công ty VNAPPTECH mách nhỏ cho bạn một vài bí quyết để tổ chức sự kiện thành công.

1. Tổ chức sự kiện phải là phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị:
Nếu như xem tổ chức sự kiện là hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, thì tổ chức sự kiện sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện để nó mang lại hiệu quả cao nhất.

2. Tổ chức sự kiện là sự kết hợp giữa tiếp thị và kinh doanh:

Tổ chức sự kiện thành công phải phối hợp tốt giữa các yêu tố: bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường.

3. Xác định đối tượng khách mời:
Khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn hãy lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình và cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì bạn muốn truyền tải đến họ vì mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng.

 

4. Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện cụ thể:
Xác định mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc quan trọng và không hề dễ dàng, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành. Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. 5. Tổ chức sự kiện không phải là công cụ tiếp thị duy nhất:

Nếu bạn thấy đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện hơn thì bạn không cần phải lo lắng.Có rất nhiều sự lựa chọn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ phận tổ chức sự kiện. Xác định được mục tiêu tổ chức sự kiện cụ thể thì chắc chắn rằng bạn sẽ đạt được kết quả tốt hơn những đối thủ cạnh tranh đó.

6. Quảng bá sự kiện:
Trước khi tổ chức sự kiện thì quá trình quảng bá là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia. Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự.7. Đối với chương trình tiếp thị kéo dài vài tháng thì sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra một vài ngày:
Trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp thì tổ chức sự kiện chỉ là một phần rất nhỏ. Hãy luôn nhớ rằng, chúng ta đang quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện, trong đó sự kiện thương mại chỉ là một phần công việc phải được thực hiện mà thôi.8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ:
Sau khi sự kiện kết thúc, bạn phải theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức một sự kiện khác.

9. Tổ chức sự kiện phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh:
Tổ chức sự kiện là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là một cuộc trưng bày hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt khác. Hãy luôn nhớ đến mục tiêu chính đừng quá chú trọng vào tiểu tiết.

 

10. Nhân lực là yếu tố không thể thiếu:
Yếu tố để đạt được thành công trong tổ chức sự kiện chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin. Thành công của sự kiện cũng 1 phần nhờ vào việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với khách hàng đến tham gia sự kiện.